Stosowanie systemów informatycznych w branży sprzątającej może wydawać się dość nieoczywiste. Co więcej, takie działanie często stanowi nakład pracy przekraczający spodziewane korzyści. Wynika to często z modelu sprzedaży takich rozwiązań: dostęp do systemu, samouczek i… opłata za korzystanie. Na tym kończy się zazwyczaj rola dostawcy systemu. Znamy ten model, aż za dobrze. Dlatego też w KOIOSie działamy inaczej.
Wyszukanie rozwiązań (nigdy nie kończy się na jednym), ich konfiguracja, testy a następnie ocena to dopiero wstęp do korzystania z takich systemów. W efekcie nawet firmy świadome tego, iż teoretycznie można by zrzucić sporą część codziennego znoju na system informatyczny nie zmieniają sposobu pracy.
Komes w branży jest od lat – wiedzieliśmy to już wiele razy. I to właśnie jest powodem, dla którego stworzyliśmy system KOIOS. Preferujemy inny model, inne podejście. Wiemy, że da się to zrobić w sposób przynoszący bezpośrednią korzyść bez obciążenia klienta koniecznością poświęcenia zasobów na wdrożenie i utrzymanie rozwiązania.
4 kroki do sukcesu IT z KOIOSem
- Identyfikujemy problemy i potrzeby.
- Tworzymy dedykowany serwis dla klienta.
- Konfigurujemy system, wdrażamy i utrzymujemy go. Zarządzanie jest po naszej stronie.
- W efekcie klient otrzymuje proces szyty na miarę jego działalności, ale otwarty na rozwój i wspierający wzrost.
Przykłady
Poniżej kilka przykładowych zagadnień i rozwiązań. Są one istotne nie tylko ze względu na znaczące usprawnienie procesów wewnętrznych, poprawę jakości lecz także często otwierają drogę do obsługi większych klientów wymagających bardziej formalnego procesu kontroli jakości i analizy skuteczności.
1. Problem ze szkoleniem
- Personel nie pamięta zakresu zadań.
- Personel pomija elementy zakresu zadań.
Niezależnie od nakładów na szkolenie powyższe sytuacje zdarzają się niestety zbyt często. Problem istnieje szczególnie na bardziej skomplikowanych obiektach.
Rozwiązanie
- przypadek braku możliwości wykonania czynności jest opisywany i automatycznie zgłaszany do przełożonego.
- przed rozpoczęciem pracy w danym obszarze pracownik otrzymuje specyficzną listę zadań w aplikacji na telefonie i, w miarę postępów prac, oznacza wykonanie czynności.
- czynności bardziej złożone są opatrzone komentarzem.
- pracownik potwierdza podpisem wykonanie czynności, może dodać zdjęcia.
Rozwiązanie:
– przed rozpoczęciem pracy w danym obszarze pracownik otrzymuje specyficzną listę zadańw aplikacji na telefonie i, w miarę postępów prac, oznacza wykonanie czynności
– czynności bardziej złożone są opatrzone komentarzem
– pracownik potwierdza podpisem wykonanie czynności, może dodać zdjęcia
– przypadek braku możliwości wykonania czynności jest opisywany i automatycznie zgłaszany do przełożonego
Korzyści
- możliwe jest ustawienie harmonogramu i przypomnień, jeśli czynności mają być wykonywane cyklicznie o określonych porach.
- czas szkolenia jest drastycznie zredukowany.
- wykonanie każdej listy jest dokumentowane (to rozwiązuje problem: “zapomniałem”, “nie wiedziałem”).
- w przypadku konieczności wyjaśnienia wątpliwości z klientem, mamy dokładne potwierdzenie zdarzenia.
2. Problem z weryfikacją jakości
- nie mamy obiektywnego obrazu jakości.
- nie mamy kontroli nad czasem, zakresem weryfikacji jakości usług.
Rozwiązanie
- audyty jakości przeprowadzane są na bazie list kontrolnych specyficznych dla danego obszaru.
- audyty mogą być opcjonalnie realizowane na bazie harmonogramu.
- miejsce i rezultat audytu jest zapisywany.
- audyty w danym zakresie czasu powodują alert dla zarządzających.
Korzyści
- pełna kontrola nad zakresem audytów.
- bezkosztowe dokumentowanie i archiwizacja audytów.
- kontrola faktu wykonywania audytów.
- możliwość prezentacji audytów klientom końcowym.
3. Incydenty podczas pracy
- incydenty nie są dokumentowane.
- informacja o wystąpieniu problemów spływa zbyt późno.
- wiedza o konieczności rozwiązania danej sytuacji trafia do niewłaściwych osób.
Rozwiązanie
- każdy pracownik w obrębie firmy posiada zestaw zdarzeń, które mogą wystąpić w jego obszarze aktywności.
- incydenty mają kategorie i przypisane listy kontrolne powiązane z danym typem zdarzenia (wypadek, uszkodzenie infrastruktury klienta przez pracownika, brak środków czystości, awaria sprzętu itp.).
- incydenty danego typu są natychmiast, automatycznie przekazywane do osób odpowiedzialnych za ich rozwiązanie.
Korzyści
- osoby zarządzające mają przegląd problemów w skali całej firmy lub fragmentu, za który są odpowiedzialne.
- każde zdarzenie jest dokumentowane (klient nie może na przykład zarzucić szkód wyższych, niż faktycznie poniesione).
- incydenty są rozwiązywane w zadanym czasie (system przypomina po zdefiniowanym okresie, iż sprawa nie jest załatwiona).
- problemy mogące stanowić podstawę do konfliktu z klientem są znane przed kontaktem. Można z wyprzedzeniem przygotować właściwą komunikację.
4. Problemy w komunikacji z klientem
- problemy związane z próbami uzyskania przez klienta nienależnych korzyści.
- komunikacja nie trafia do właściwych osób.
- występują przekłamania co do faktycznych oczekiwań klienta.
- pojawiają się próby przerzucenia odpowiedzialności na personel firmy sprzątającej.
Rozwiązanie
- komunikacja z klientem może odbywać się w sposób sformalizowany przez aplikację mobilną lub panel www.
- udostępniane są tylko te zakresy systemu, które dotyczą klienta.
- udostępniane jest tylko to, co jest istotne z naszego punktu widzenia.
- raporty rozsyłamy automatycznie.
Korzyści
- wszelkie zlecenia czy prośby dodatkowe przechowywane są w formie pisemnej i nie giną w łańcuchu komunikacji.
- całość raportowania przestaje obciążać firmę sprzątającą. Zakresy raportów umieszczane w raportach cyklicznych udostępnione są do ciągłej dyspozycji klienta, nie angażując wykonawcy.
- unikamy nieporozumień i przekłamań w komunikacji.
- mamy znacząco lepszą pozycję, mogąc przygotować się do “trudnych rozmów”.
- jesteśmy zabezpieczeni przed nieuzasadnionymi roszczeniami klienta.
KONTAKT:
www.koios.pl
https://komes.com.pl/nasze-uslugi/sprzatanie/
info@koios-mail.pl
tel: + 48 603 080 099
Zapisz się do naszego newslettera!
