Krajowy System e-Faktur (KSEF) to program informatyczny stworzony przez Ministerstwo Finansów, który umożliwia przedsiębiorcom wystawianie i odbieranie elektronicznych faktur ustrukturyzowanych. Dzięki KSEF proces fakturowania staje się scentralizowany, a przedsiębiorcy mogą liczyć na dodatkowe korzyści podatkowe. System jest przy tym częścią cyfryzacji obrotu gospodarczego w Polsce i docelowo ma całkowicie zastąpić faktury papierowe.
Aktualizacja, październik 2026. Ten tekst powstał w sierpniu 2025, gdy KSeF był jeszcze zapowiedzią. Dziś jest obowiązkiem – poniżej, co się zmieniło, a dalej pierwotny tekst z opisem systemu.
KSeF 2026 – terminy, które już obowiązują
Od 1 lutego 2026 faktury przez KSeF wystawiają firmy z obrotem powyżej 200 mln zł. Od 1 kwietnia 2026 obowiązek objął pozostałych przedsiębiorców – czyli praktycznie każdą firmę sprzątającą i piorącą rozliczającą się z klientami biznesowymi. Wyjątek stanowią jednak najmniejsi: firmy z miesięczną sprzedażą do 10 000 zł wystawiają faktury w KSeF od 1 stycznia 2027. Poza tym od tej samej daty znikają faktury z kas fiskalnych, a paragon z NIP przestaje być fakturą.
Co to znaczy w praktyce dla firmy sprzątającej
Faktura dla klienta biznesowego – biura, wspólnoty, zarządcy, hotelu – jest ważna dopiero po przesłaniu do KSeF. Natomiast PDF wysłany mailem to już tylko wizualizacja. Faktury zakupowe (chemia, sprzęt, paliwo) odbiera się wyłącznie w KSeF, więc księgowość musi tam zaglądać. Faktury dla konsumentów, czyli za sprzątanie mieszkań dla osób prywatnych, nie muszą trafiać do KSeF – wystawia się je jak dotąd. Od 2027 numer KSeF ma być identyfikatorem płatności w przelewach między podatnikami VAT.
Jeśli korzystasz z programu do fakturowania, sprawdź, czy ma integrację z KSeF i certyfikat do trybu offline na wypadek awarii systemu. Jeśli wystawiasz faktury w arkuszu – to moment, żeby to zmienić. Terminy i szczegóły publikuje Ministerstwo Finansów w oficjalnym serwisie e-faktur; podobny obowiązek dotyczy e-Doręczeń od 1 października 2026.
KSEF – definicja i zasady działania
Innymi słowy, KSEF to centralna platforma do obsługi faktur sprzedażowych. System umożliwia:
- generowanie i udostępnianie e-faktur,
- odbieranie faktur przez systemy księgowe,
- zarządzanie uprawnieniami i bezpieczeństwem dostępu,
- integrację z programami księgowymi i fakturującymi.
Dzięki temu faktury trafiają do jednego miejsca, co usprawnia proces obiegu dokumentów i zwiększa przejrzystość transakcji gospodarczych.
KSEF od kiedy będzie obowiązkowy?
Ministerstwo Finansów potwierdziło, że stanie się obowiązkowy od 1 lutego 2026 roku. Wdrożenie systemu będzie dotyczyło wszystkich przedsiębiorców, niezależnie od wielkości firmy.
To oznacza zatem, że każdy podmiot prowadzący działalność gospodarczą w Polsce będzie zobowiązany do korzystania z KSEF przy wystawianiu faktur.
Zmiany w ustawie o KSEF – co zapowiedziało Ministerstwo Finansów?
17 czerwca Rada Ministrów przyjęła projekt nowelizacji ustawy o podatku VAT oraz innych ustaw związanych z funkcjonowaniem KSEF. Następnie dokument trafił do Sejmu.
Najważniejsze zmiany wprowadzone w projekcie:
- Faktury z kas rejestrujących – możliwe do wystawiania tylko do 31 grudnia 2026 r.
- Numer przy płatności – do końca 2026 r. jego wskazywanie nie będzie obowiązkowe.
- Tryb offline – możliwość stosowania w przypadku problemów technicznych.
- Ulga dla mikroprzedsiębiorców – do końca 2026 r. najmniejsze firmy z obrotami poniżej 10 tys. zł miesięcznie będą mogły dokumentować sprzedaż
- Jednolita data faktury – zawsze zgodna z datą wskazaną przez wystawcę.
- E-faktury dla konsumentów (B2C) – dobrowolne, z obowiązkiem zapewnienia dostępu nabywcy.
- Załączniki do faktur – możliwość ich dołączania w systemie.
- Certyfikaty do kodów QR – od listopada 2025 r. przedsiębiorcy będą mogli je pobierać, aby wystawiać faktury w trybie awaryjnym lub offline.
Czy papierowe faktury znikną?
Tak – zgodnie z zapowiedziami Ministerstwa Finansów, od stycznia 2027 roku faktury papierowe zostaną całkowicie wycofane. Obowiązkowe będą zatem jedynie faktury elektroniczne w systemie KSEF.
Z obowiązku e-fakturowania wyłączone zostaną jedynie:
- faktury wystawiane w ramach OSS i IOSS.
- faktury konsumenckie (B2C),
- bilety i paragony na autostradach,
Zapisz się do naszego newslettera!
Jeżeli podobał Ci się artykuł i chcesz być na bieżąco informowany o nowościach w serwisie informacyjnym Branży Czystości, zapisz się do naszego Newslettera TUTAJ!
