Jest taki moment w każdej firmie, biurze, magazynie, na parkingu, w galerii handlowej czy instytucji publicznej, kiedy sprzątanie staje się ważne, a nawet bardzo ważne. Nie wtedy, gdy podpisujemy umowę. Oczywiście nie wtedy, gdy wybiera się wykonawcę. Wtedy, gdy zabraknie papieru toaletowego w toalecie, mydła w dozownikach, albo gdy mamy ważne spotkanie, a na wejściu jest ogromna plama po kawie na wykładzinie. Niestety, dopiero wtedy kierownicy, dyrektorzy czy prezesi wiedzą, że sprzątanie i czystość są naprawdę ważne. Pięć miesięcy wcześniej, przy stole, kiedy wybierano firmę sprzątającą i zastanawiano się, czemu ceny usług sprzątania są takie wysokie i czemu trzeba za to zapłacić tyle kasy.
I powiem to kolejny raz: siedziałem przy takich stołach po obu stronach. Składałem oferty jako właściciel firmy sprzątającej i weryfikowałem oferty złożone przez wykonawców. Mam tu mieszane uczucia i mówię to niechętnie: z poziomu zamawiającego nie wybiera się najtańszej oferty dlatego, że chcemy najtaniej. Tak! Jesteście zdziwieni? Wybiera się najtaniej dlatego, że nie mamy żadnego porównania. Kilka kartek zapisanego papieru, zero konkretów, kilka zdań o tym, jacy to jesteśmy najlepsi, że mamy najwyższą jakość i używamy sprzętu za tysiące złotych, który nie ma sensu na danym obiekcie, ale mamy go, bo nas dostawca namówił.
Policzmy ceny usług sprzątania, zanim się oburzymy
Jak doskonale wiecie, od stycznia 2026 r. minimalna stawka godzinowa na umowie zlecenia wynosi tylko — lub dla niektórych aż — 31,40 zł brutto. Dla mnie jako pracodawcy to nie 31,40 zł, tylko bliżej 39 zł, jak dołożymy urlop, zwolnienia, zastępstwa, dojazd, chemię, sprzęt, nadzór, kontrolę jakości i pracę osób koordynujących, które odbierają telefony nawet w nocy, gdy coś stanie się na obiekcie.
W naszym kalkulatorze wycen przeciętnej firmie sprzątającej, która go używa, wychodzi, że żeby zarobić, a nie tylko przetrwać, trzeba liczyć około siedemdziesięciu złotych netto za godzinę. To nie jest marża jakiegoś chciwca. To jest marża, z której da się prowadzić własny biznes, rozwijać firmę, siebie, pracowników i sprzęt.
I teraz to, co mnie najbardziej dziwi i nadal zaskakuje: liczenie od metra kwadratowego. Weźmy średnią cenę za metr kwadratowy przy codziennym sprzątaniu powierzchni biurowej, czyli pięć dni w tygodniu, biuro 500 m². To jest 5 zł netto — dolna granica widełek z naszego cennika sprzątania biur. Rachunek jest prosty:
5 zł × 500 m² = 2 500,00 zł
Dalej idziemy. Dzielimy to przez 21 dni roboczych.
2 500,00 zł / 21 dni = 119 zł
Nie będę już podawał zakresu do analizy, bo nie o to w tym chodzi. Takie biuro, czy chciałbyś, czy nie, to minimum dwie godziny, a tak na tip-top — trzy godziny.
119 zł / 2 godziny = 59,50 zł
119 zł / 3 godziny = 39,66 zł
Za trzy godziny pracy jednej osoby wychodzi niecałe 40 zł za godzinę — czyli dokładnie tyle, ile kosztuje sam pracownik, bez niczego więcej. Firma, która to podpisała, nie zarabia na tym kontrakcie. Ona na nim dokłada albo oszczędza na jedynej rzeczy, na której da się oszczędzić: na czasie. Z trzech godzin robi się półtorej.
Nie piszę o tym, żeby kogoś piętnować, ale żeby uświadomić Wam, na czym to polega. I jak bardzo czasem robimy sobie sami krzywdę podczas przygotowywania wycen i kalkulowania cen czy ofert, które przedstawiamy klientowi.
O tym, czy cena za usługi sprzątania jest dla klienta naprawdę tak ważna, jak nam się wydaje, rozmawialiśmy przez półtorej godziny na kanale Branży Czystości — jeżeli wolisz posłuchać, ten odcinek jest dokładnie o tym:
Kto właściwie decyduje o cenach usług sprzątania
Najłatwiej byłoby teraz pójść w stronę, że zleceniodawcy są winni. Nie, nie są. Każdy orze, jak może, jak to się mówi. Zleceniodawcy nie muszą się znać na sprzątaniu, na całym procesie sprzątania czy wyceny. Zleceniodawca dostaje od naszej branży dokładnie to, czego sami go nauczyliśmy oczekiwać: liczby, kwoty, ceny. Czy to było wcześniej, czy teraz — i wiem, że tak będzie również w przyszłości — firmy sprzątające i piorące konkurują ceną, bo cena jest najłatwiejsza. Najłatwiej jest ją zmienić, najłatwiej jest nią grać i nie trzeba się z niej tłumaczyć.
Musicie sobie uzmysłowić, że jeżeli przez iks lat uczymy klienta, że sprzątanie to tylko cena za m², to nie mamy prawa dziwić się, że klient porównuje ceny za metr albo porównuje cenę w inny sposób. Sami to sobie zgotowaliśmy. Więc nie narzekajmy, tylko bierzmy się za robotę, żeby to odkręcić — a zaczyna się od tego, jak wygląda oferta, którą klient czyta do końca.
Jest jeszcze trzeci uczestnik tego układu, o którym mówi się najmniej: osoba, która o 17:30 wchodzi z wózkiem do biura. To na nią spada różnica między ceną w ofercie a realnym kosztem pracy. Nie w postaci niższej stawki — minimalnej nie da się obniżyć — tylko w postaci większego metrażu na godzinę, braku zastępstwa, gdy koleżanka zachoruje, i kierownika, którego nie ma, bo w tej cenie nie zmieścił się nadzór. W Polsce zdecydowana większość firm sprzątających to mikrofirmy: w rejestrze REGON dla PKD 81.21 było to około 96–97% podmiotów, a samych jednoosobowych działalności z tym kodem CEIDG pokazuje dziś ponad 85 tysięcy — więcej niż wszystkich firm w niejednej „poważnej” branży. W większości z nich „kierownik” i „właściciel” to ta sama osoba, która po godzinach sama jedzie dosprzątać to, czego nie zdążył zrobić pracownik upchnięty w półtorej godziny.
Argument, który słyszę najczęściej
„Rynek psuje ceny”. Słyszę to na każdym kongresie, na każdym szkoleniu i w prawie każdej rozmowie z właścicielem firmy. Rozumiem, skąd się bierze, ale się z nim nie zgadzam. Rynek to nie jest siła przyrody. Rynek to suma ofert, które sami wysyłamy.
Z badania, które opublikowaliśmy na portalu wśród 431 firm, wynika coś, co powinno zmienić sposób, w jaki piszemy oferty: cena jest dopiero czwartym powodem, dla którego klient zmienia firmę sprzątającą. Trzy pierwsze to jakość, komunikacja i ludzie. Klient odchodzi nie dlatego, że ktoś był tańszy. Odchodzi, bo nikt nie odbierał telefonu, bo zmieniały się osoby, bo kuchnia nie była gotowa przed ósmą. A potem — już przy następnym stole — znów dostaje pięć kartek z ceną za metr i znów nie ma czym ich porównać. Koło się zamyka.
Co właściwie proponuję
Nie proponuję, żeby zamawiający przestali patrzeć na cenę. Patrzą na nią i będą patrzeć; sam patrzę. Proponuję trzy rzeczy, z których żadna nie wymaga ustawy.
Po pierwsze, żeby każda oferta na sprzątanie zawierała liczbę godzin i liczbę osób. Nie „kompleksowe utrzymanie czystości”, tylko „trzy godziny dziennie, jedna osoba, 17:30–20:30″. Wtedy zamawiający sam zobaczy, że pod 2 500 zł miesięcznie nie da się zmieścić trzech godzin dziennie, i sam zada pytanie, co z tych godzin wypadnie.
Po drugie, żeby zamawiający — zwłaszcza publiczni — w kryteriach oceny ofert wymagali kalkulacji roboczogodziny i odrzucali te, które schodzą poniżej kosztu minimalnego wynagrodzenia z narzutami. Prawo zamówień publicznych daje do tego narzędzia; rzadko się z nich korzysta, bo wymaga to policzenia, a nie tylko porównania.
Po trzecie, żeby branża przestała używać argumentu psucia cen jako usprawiedliwienia. Jeżeli uważamy, że za daną cenę nie da się wykonać usługi uczciwie, nie składajmy tej oferty. Wiem, że to łatwo powiedzieć, gdy ma się już klientów. Ale firma, która wygrywa kontrakt poniżej kosztów, nie zyskuje klienta. Zyskuje problem, który za pół roku odda konkurencji — razem z opinią, że „sprzątanie w Polsce to loteria”.
Wszyscy chcemy mieć czysto. To akurat nie podlega dyskusji — wystarczy spojrzeć, co się dzieje w biurze, gdy sprzątanie na tydzień wypadnie. Dyskusji podlegają ceny usług sprzątania: czy jesteśmy gotowi powiedzieć głośno, ile to kosztuje, i czy po drugiej stronie stołu ktoś jest gotów tę liczbę przeczytać do końca. Z mojego doświadczenia: jest, częściej, niż nam się wydaje. Pod warunkiem, że ktoś mu ją w ogóle pokaże. Ceny usług sprzątania są bardzo ważne! Warto się nad tym pochylić!
Zapisz się na nasz newsletter!
