Jak wycenić sprzątanie, żeby nie dokładać do zlecenia? Biuro 500 m² krok po kroku

Jak wycenić sprzątanie biura tak, żeby cena z oferty pokryła pensje, składki, chemię i jeszcze zostawiła zysk? Cennik konkurencji niewiele tu pomoże. Liczą się trzy wartości: pełny koszt roboczogodziny, czas potrzebny na wykonanie zakresu i marża. Poniżej cała droga od pustego formularza do zapisanej wyceny, pokazana na prawdziwych ekranach programu CleanIndustryHub i jednym przykładzie: biuro 500 m², sprzątane pięć razy w tygodniu.

Cała droga mieści się w jednym programie: kalkulator pełnego kosztu godziny, 517 norm czasu dla biur, cena miesięczna liczona na bieżąco i oferta zapisywana w wersjach. Bez arkusza, który przy każdym nowym kliencie trzeba składać od zera, i bez stawki wpisywanej z pamięci.

Przykład jest w pełni fikcyjny: klient „Biuro Przykładowe sp. z o.o. (DEMO)” powstał wyłącznie na potrzeby tego materiału. Liczby w tekście pochodzą bezpośrednio z ekranów programu. Wszystkie zrzuty można powiększyć kliknięciem.

Krok 1. Jak wycenić sprzątanie, zaczynając od wizji lokalnej

Program policzy dokładnie tyle, ile dostanie danych. Kto zastanawia się, jak wycenić sprzątanie bez niespodzianek po podpisaniu umowy, powinien zacząć w obiekcie, a nie przy komputerze. Z wizji lokalnej warto wrócić z kompletem informacji:

• powierzchnie poszczególnych stref i rodzaj podłogi w każdej z nich (wykładzina odkurzana, posadzka mopowana – różnice opisuje tekst o rodzajach wykładzin w biurze),
• elementy liczone w sztukach: biurka, kosze, miski WC, umywalki, lustra, metry bieżące blatów i lad,
• częstotliwość i dni tygodnia, w których obiekt ma być sprzątany,
• godziny, w których ekipa ma dostęp do pomieszczeń,
• kto kupuje środki higieniczne: papier, ręczniki, mydło.

Krok 2. Nowa wycena w kreatorze

W menu po lewej stronie wybiera się Wyceny, a potem Nowa wycena — kreator [1]. Nad tabelą widać, ile wycen wymaga działania, ile jest szkiców i ile czeka na decyzję klienta. Osoby, które znają już program, mogą od razu przejść do „Widoku pełnego”. Przy pierwszej wycenie kreator jest wygodniejszy, bo prowadzi przez cztery etapy: klient i obiekt, roboczogodzina, zakres i szablon, podsumowanie.

Krok 3. Klient i obiekt

Z listy wybiera się klienta [1]. W przykładzie jest to fikcyjna firma „Biuro Przykładowe sp. z o.o. (DEMO)”. Pole Obiekt może zostać ustawione na „Nowy obiekt / wybiorę później”. Nowy obiekt powstanie w systemie dopiero wtedy, gdy wycena zostanie uruchomiona, więc odrzucona oferta nie zostawia w bazie pustych adresów. Kliknięcie „Dalej” [2] przenosi do najważniejszego etapu.

Krok 4. Koszt roboczogodziny, czyli od czego zależy, jak wycenić sprzątanie

Pole „Koszt 1 rbg” [2] można wypełnić ręcznie. W przykładzie stoi w nim 55 zł, czyli kwota, którą wiele firm wpisuje z przyzwyczajenia albo po rozmowie z konkurencją. Właśnie tu rozstrzyga się, jak wycenić sprzątanie bez dopłacania do zlecenia. Zamiast zgadywać, lepiej kliknąć Wylicz stawkę [1]. Otworzy się kalkulator pełnego kosztu roboczogodziny, złożony z czterech kroków.

Krok 5. Kalkulator: ile naprawdę kosztuje pracownik

Na początek wybiera się formę zatrudnienia: umowa o pracę, umowa zlecenie albo „Moi pracownicy”, czyli realne koszty osób zapisanych w systemie. W przykładzie jest umowa o pracę z pensją 4 806 zł brutto [1], czyli płacą minimalną obowiązującą w 2026 roku. Zaznaczone pole PPK [2] dolicza 1,5% pensji po stronie pracodawcy.

Następnie pojawia się wynik [3]: 5 862 zł miesięcznie, czyli pensja 4 806 zł, składki ZUS pracodawcy 984 zł i PPK 72 zł. Kalkulator przelicza to na 44,66 zł za godzinę realnej pracy, bo odejmuje urlopy, zwolnienia chorobowe i czas na przejazdy oraz przygotowanie sprzętu. Dla porównania: sama pensja podzielona przez 168 godzin daje 28,61 zł. Różnica między tymi dwiema liczbami to najczęstsze źródło zaniżonych ofert.

Krok 6. Kalkulator: koszty prowadzenia firmy

Z kolei drugi krok dolicza wszystko, czego klient nie widzi, a co firma musi opłacić [1]. W przykładzie lista wygląda tak: chemia i środki 4%, amortyzacja sprzętu 3%, nadzór i koordynator 8%, biuro i księgowość 5%, marketing i sprzedaż 3%, ubezpieczenie OC 1% oraz logistyka i dojazdy 2 zł na godzinę. Co ważne, pozycje i wartości są edytowalne. Można dodać własny koszt, na przykład leasing busa, i zapisać listę jako domyślną dla firmy.

Wynik to pełny koszt roboczogodziny: 57,38 zł [2]. Poniżej tej stawki firma dokłada do zlecenia. Kalkulator od razu porównuje go ze stawką wpisaną wcześniej w kreatorze [3]: przy 55 zł strata wynosi 2,38 zł na każdej godzinie.

Krok 7. Zysk: narzut, marża i cena netto

Dopiero teraz, po policzeniu kosztów, dolicza się zysk. Program podpowiada wartości od 10 do 30% [1]. Przy 20% cena dla klienta wynosi 68,86 zł netto za godzinę, czyli 84,70 zł z VAT [2]: koszt 57,38 zł plus 11,48 zł zysku.

Podsumowanie kalkulatora

Podsumowanie pokazuje całą drogę stawki [1] i jej strukturę na pasku [2]: z każdej godziny ok. 45 zł idzie na pracownika, 13 zł na koszty firmy i 11 zł zostaje jako zysk. Ta „drabinka” zostaje w kalkulatorze, a na ofercie PDF klient widzi tylko cenę [3]. Przycisk Zastosuj w wycenie przenosi 57,38 zł do pola „Koszt 1 rbg”.

Krok 8. Punkt startowy: pusta wycena, szablon albo kopia

Na trzecim etapie kreatora wybiera się sposób startu [1]: pusta wycena, szablon (w programie jest m.in. „Biuro standard 5×/tydz.” z 42 pozycjami) albo kopia podobnej wyceny. Ponadto szablony oszczędzają najwięcej czasu przy kolejnych ofertach. Na potrzeby poradnika przykład budujemy od zera, żeby było widać każdą pozycję.

Podsumowanie kreatora

Czwarty etap zbiera wszystko w jednym miejscu: klient, obiekt i pełny koszt 1 rbg 57,38 zł z informacją, że pochodzi z kalkulatora z zyskiem 20% [1]. Przycisk Otwórz pełną kartę wyceny [2] prowadzi do formularza z czynnościami, kalkulacją, PDF, wersjami i wysyłką.

Krok 9. Parametry wyceny

W pełnej karcie wyceny nazwa wpisana w polu „Nazwa wyceny / nowego obiektu” stanie się nazwą obiektu po uruchomieniu umowy. Typ obiektu ustawia się na „Biuro”, bo od niego zależy, który słownik norm się wczyta. Tryb „cykliczny” daje cenę miesięczną, „jednorazowy” – cenę za pojedynczą usługę.

Stawka 57,38 zł i zysk 20% są już przeniesione z kalkulatora [1]. Niżej [2] znajdują się: stawka VAT (usługi sprzątania biur rozlicza się według stawki 23%), koszty dodatkowe w złotych, korekta czasu w procentach i rabat. Na końcu ustawia się termin ważności oferty [3].

Krok 10. Jak wycenić sprzątanie z normami czasu

Dla typu „Biuro” program podpowiada 517 czynności z czasami wykonania. Listę zawężają filtry kategorii i stref [1] oraz wyszukiwarka, która rozpoznaje odmianę słów [2]. Czynność trafia do wyceny po kliknięciu + dodaj [3]. Natomiast gdy czegoś brakuje, można dodać własną czynność albo całą strefę naraz.

Każda pozycja ma z kolei ilość [1], czas normy w minutach na jednostkę [2] i dni wykonania [3]. Pierwsza pozycja z przykładu to odkurzanie wykładziny w open space: jednostką jest 10 m², więc 280 m² to ilość 28. Przy normie 1 minuty na jednostkę i średnio 21,65 dnia roboczego w miesiącu daje to 606 minut. Program od razu pokazuje robociznę tej pozycji (579,73 zł) i cenę netto dla klienta (724,66 zł) [4].

Zakres z przykładu: 18 pozycji

Poniżej pełny, choć celowo uproszczony zakres. Pokazuje, jak wycenić sprzątanie biura czynność po czynności:

Krok 11. Jak wycenić sprzątanie w liczbach: nakład pracy i cena

Pod tabelą program zbiera wynik [1]: 18 pozycji, 68,3 godziny miesięcznie (4 097 minut), robocizna z kosztami firmy 3 918,35 zł, cena netto dla klienta 4 897,94 zł miesięcznie, VAT 1 126,53 zł i 6 024,46 zł brutto. W przeliczeniu na jedną wizytę to ok. 3 godziny 10 minut pracy dziennie.

Sekcja „Planowana obsada” [2] pozwala od razu przypisać pracowników i godziny, a suma jest porównywana z nakładem pracy wyceny. Jest to jednak tylko propozycja zapisana razem z ofertą – po akceptacji przechodzi do umowy, ale na tym etapie nie tworzy grafiku. Na koniec przycisk Zapisz wycenę [3] zamyka kalkulację.

Krok 12. Zapis, wersje i wysyłka oferty

Po zapisie wycena dostaje numer i wersję (w przykładzie WYC/2026/013 · v1) oraz status „Szkic”. Pasek etapów [1] pokazuje dalszą drogę: Szkic → Wysłana → Akceptacja → Umowa i godziny. Przycisk Zamroź i wyślij ofertę [2] zamraża bieżącą wersję przed wysłaniem do klienta. Kolejne poprawki po negocjacjach trafiają do nowych wersji, co widać na liście wycen przy ofertach z dopiskiem np. „3 wersje”. Jeśli klient zgodził się mailowo lub telefonicznie, wystarczy przycisk „Klient zaakceptował poza systemem”.

Co powinno znaleźć się w samej ofercie, opisujemy w tekście o ofercie firmy sprzątającej, a zapisy, które warto przenieść do kontraktu, w poradniku umowa na sprzątanie – wzór.

Jak wycenić sprzątanie bez strat? Cztery błędy, których warto unikać

• Stawka z pamięci zamiast z kalkulatora. 55 zł wygląda rozsądnie, dopóki nie zestawi się jej z kosztem 57,38 zł.
• Pensja zamiast kosztu pracodawcy. 28,61 zł z samej pensji to niespełna dwie trzecie z 44,66 zł, które naprawdę kosztuje godzina pracy.
• Pominięte prace okresowe. Mycie przeszkleń, doczyszczanie fug czy pranie wykładzin wracają jako reklamacje albo nadgodziny.
• Mylenie narzutu z marżą. 20% narzutu to 16,7% zysku w cenie.

Więcej przykładów z praktyki zebraliśmy w tekście błędy przy wycenie sprzątania – 7 pułapek. Kto chce najpierw przetestować same liczby, może skorzystać z bezpłatnego kalkulatora wyceny sprzątania na portalu.

Co daje wycena w CleanIndustryHub

Po przejściu tych dwunastu kroków zostaje gotowe narzędzie, a nie jednorazowy arkusz:

• kalkulator pełnego kosztu roboczogodziny w 4 krokach: zatrudnienie, koszty firmy, zysk, podsumowanie,
• ustawienia kosztów zapisane dla firmy, więc kolejna wycena zaczyna się od policzonej stawki,
• 517 norm czasu dla biur z wyszukiwarką, filtrami stref i możliwością dodania własnej czynności,
• szablony i kopie wycen, np. gotowy szablon „Biuro standard 5×/tydz.” z 42 pozycjami,
• nakład pracy, cena netto i brutto przeliczane przy każdej zmianie ilości czy częstotliwości,
• planowana obsada porównywana z godzinami z wyceny,
• wersje oferty i etapy od szkicu przez wysyłkę i akceptację do umowy, a w PDF klient widzi tylko cenę.

O tym, jak program wygląda od strony zarządzania całą firmą, pisaliśmy przy okazji testów systemu dla firm sprzątających i piorących. Zapisy do testów są już zamknięte, ale o dostęp do kalkulatora można pytać mailowo: kontakt@branzaczystosci.pl.

Gdy stawka jest już policzona, kolejnym krokiem jest cennik. Jak ułożyć go w trzech poziomach, mówimy w tym odcinku:

Więcej rozmów dla właścicieli firm sprzątających i piorących: kanał Cleaning Industry na YouTube.

Najczęstsze pytania o to, jak wycenić sprzątanie