Umowa na sprzątanie. Wzór zapisów, przy których klient nie szuka nowej firmy

Umowa na sprzątanie zwykle trafia do szuflady w dniu podpisania i wraca na stół dopiero przy pierwszym konflikcie. Wtedy okazuje się, że nie ma w niej, kto i w jakim czasie odpowiada na reklamację, ile kosztuje mycie okien poza harmonogramem i co się dzieje z ceną, gdy rośnie płaca minimalna. Najbliższy taki moment to 1 stycznia 2027 r., kiedy minimalne wynagrodzenie wzrośnie do 4950 zł. Poniżej znajduje się wzór zapisów, paragraf po paragrafie, do wykorzystania przez firmy sprzątające, zarządców nieruchomości i zleceniodawców. Każdy zapis odpowiada na konkretny powód, dla którego klienci zmieniają wykonawcę.

Umowa na sprzątanie a powody, dla których klienci odchodzą

W 2026 r. Branża Czystości zapytała 431 firm korzystających z usług sprzątania, co skłoniłoby je do zmiany wykonawcy. Każda firma wskazywała jeden, najważniejszy powód. Co ważne, prawie każdy z tych powodów da się przełożyć na zapis w umowie, który problem uprzedza albo daje narzędzie do jego rozwiązania.

Powód zmiany wykonawcy	Wskazania	Zapis w umowie, który na to odpowiada
Spadek jakości usług	35,7%	zakres z częstotliwością, standard wykonania, kontrola jakości
Za wysoka cena w porównaniu z konkurencją	23,7%	przejrzysta wycena, zasady waloryzacji, cennik prac dodatkowych
Brak reakcji na uwagi klienta	17,6%	tryb zgłaszania uwag i czas reakcji
Potrzeba jednej firmy do wielu usług	10,4%	katalog usług dodatkowych i tryb ich zamawiania
Zniszczenia i uszkodzenia	7,9%	protokół stanu, odpowiedzialność, ubezpieczenie OC
Brak zmiany zakresu po przejściu na pracę zdalną	4,6%	okresowy przegląd zakresu

Ankieta była internetowa i nie jest reprezentatywna, a pytanie dotyczyło deklaracji („co skłoniłoby do zmiany”), a nie faktycznych odejść. Kierunek jest jednak czytelny: ponad trzy czwarte wskazań dotyczy jakości, ceny i reakcji na uwagi, czyli spraw, które umowa może uporządkować, zanim zamienią się w spór.

Umowa na sprzątanie w świetle prawa

Kodeks cywilny nie zna osobnej „umowy o sprzątanie”. W praktyce jest to umowa o świadczenie usług, do której zgodnie z art. 750 Kodeksu cywilnego stosuje się przepisy o zleceniu. Ma to zatem dwie praktyczne konsekwencje.

Pierwsza dotyczy wypowiedzenia. Art. 746 k.c. pozwala obu stronom wypowiedzieć zlecenie w każdym czasie. Sąd Najwyższy w wyroku z 13 października 2021 r. (I CSKP 239/21) wyjaśnił, że strony mogą umownie ustalić okres wypowiedzenia i ograniczyć wypowiedzenie do ważnych powodów. Nie mogą natomiast z góry zrzec się prawa do wypowiedzenia z ważnych powodów, bo art. 746 § 3 k.c. jest przepisem bezwzględnie obowiązującym. Zapis „umowa nie może zostać wypowiedziana przez 24 miesiące” nie zablokuje więc odejścia klienta, który ma ważny powód.

Druga konsekwencja dotyczy formy. Przepisy nie wymagają formy pisemnej. Jednak umowa ustna nie pozwala udowodnić, co właściwie było w zakresie. Dlatego zakres, ceny i tryb reklamacji powinny być spisane, najlepiej w załącznikach, które można aktualizować bez przepisywania całej umowy.

Umowa na sprzątanie – wzór paragrafów

Poniższy układ sprawdza się zarówno przy sprzątaniu biur, jak i części wspólnych budynków czy obiektów handlowych. Zapisy w nawiasach kwadratowych strony uzupełniają same. Tak wygląda umowa na sprzątanie, którą da się później egzekwować.

1. § 1. Strony i przedmiot umowy – dane stron, adres obiektu, powierzchnia w m², rodzaj pomieszczeń.
2. § 2. Zakres i harmonogram – odesłanie do załącznika nr 1 z listą czynności i częstotliwością.
3. § 3. Standard wykonania – co oznacza „czysto” dla każdej strefy.
4. § 4. Personel i koordynator – stała obsada, zastępstwa, osoba kontaktowa po obu stronach.
5. § 5. Zgłaszanie uwag i czas reakcji – kanał zgłoszeń i terminy.
6. § 6. Kontrola jakości – wspólne odbiory, protokoły, skala ocen.
7. § 7. Środki, sprzęt i materiały – kto dostarcza chemię, papier, worki i sprzęt.
8. § 8. Wynagrodzenie i płatności – stawka, termin płatności, faktura.
9. § 9. Waloryzacja – zmiana ceny przy wzroście płacy minimalnej i kosztów.
10. § 10. Prace dodatkowe – cennik w załączniku nr 2 i tryb zamawiania.
11. § 11. Odpowiedzialność, szkody i ubezpieczenie – OC, procedura zgłoszenia szkody.
12. § 12. Klucze, dostęp i poufność – ewidencja kluczy i kart, alarmy, dokumenty klienta.
13. § 13. BHP i współpraca na terenie obiektu – zasady współdziałania pracodawców.
14. § 14. Kary umowne – za co, w jakiej wysokości, z limitem.
15. § 15. Okres obowiązywania i wypowiedzenie – okres wypowiedzenia, ważne powody.
16. § 16. Zakończenie współpracy – protokół przekazania obiektu, zwrot kluczy.

Najważniejsze są paragrafy 2–6 i 9. Przede wszystkim to one rozstrzygają spory, które w badaniu najczęściej kończyły się zmianą firmy.

Zakres i harmonogram: najczęstsze źródło sporów

Zapis „bieżące utrzymanie czystości pomieszczeń biurowych” nic nie znaczy. Klient wyobraża sobie mycie parapetów codziennie, firma raz w tygodniu, i obie strony mają rację, bo umowa milczy. Dlatego zakres powinien mieć postać tabeli: strefa, czynność, częstotliwość.

Strefa	Czynność	Częstotliwość
Biura	opróżnianie koszy, wymiana worków	codziennie
Biura	odkurzanie wykładzin, mycie podłóg twardych	codziennie
Biura	wycieranie wolnych powierzchni biurek	codziennie
Biura	mycie parapetów, przecieranie listew	raz w tygodniu
Sanitariaty	mycie i dezynfekcja urządzeń sanitarnych, uzupełnianie środków higienicznych	codziennie
Kuchnie	mycie blatów, zlewów, frontów szafek	codziennie
Kuchnie	mycie wnętrza lodówki i mikrofalówki	raz w tygodniu
Ciągi komunikacyjne	mycie podłóg, przecieranie poręczy i klamek	codziennie
Całość	mycie okien od wewnątrz	[np. dwa razy w roku]

Tabela jest przykładem i każdy obiekt wymaga własnej. Liczy się zasada: każda czynność ma swoją częstotliwość, a wszystko, czego w tabeli nie ma, jest pracą dodatkową. Przy wycenie zakresu pomaga kalkulator wyceny sprzątania, a o pułapkach przy liczeniu ceny piszemy w tekście o błędach przy wycenie sprzątania.

Przykładowy zapis: „Szczegółowy zakres czynności i ich częstotliwość określa załącznik nr 1. Czynności nieujęte w załączniku nr 1 wykonawca realizuje jako prace dodatkowe na zasadach określonych w § 10.”

Zgłaszanie uwag i czas reakcji

Brak reakcji na uwagi wskazało 17,6% firm, czyli 76 z 431. To powód odejścia, którego najłatwiej uniknąć, bo nie wymaga ani lepszej chemii, ani niższej ceny. Wymaga natomiast ustalenia, kto przyjmuje zgłoszenie, którędy i w jakim czasie odpowiada.

Umowa na sprzątanie powinna określać:

• kanał zgłoszeń – jeden adres e-mail, aplikacja albo zeszyt uwag na recepcji; jeden kanał, bo przy trzech równoległych zgłoszenia giną,
• czas potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia,
• czas usunięcia usterki w podziale na pilne (np. zalany sanitariat, rozlany płyn w przejściu) i zwykłe,
• osobę odpowiedzialną po stronie wykonawcy, z imienia i nazwiska, oraz jej zastępcę.

Przykładowy zapis: „Wykonawca potwierdza przyjęcie zgłoszenia w ciągu [4] godzin roboczych. Usterki pilne usuwa w ciągu [2] godzin od zgłoszenia, pozostałe najpóźniej podczas najbliższej zmiany sprzątającej.”

Terminy w nawiasach to propozycje, które strony muszą dopasować do obiektu. Na przykład przy sprzątaniu wieczornym dwie godziny na reakcję w ciągu dnia mogą być niewykonalne, jeśli na obiekcie nie ma nikogo z ekipy. Lepiej wpisać termin realny niż ambitny, który od pierwszego tygodnia będzie łamany.

Kontrola jakości bez kłótni

Spadek jakości to najczęstszy powód zmiany wykonawcy (35,7%). Kłopot jednak w tym, że „jakość spadła” bez protokołu jest tylko opinią. Dlatego umowa na sprzątanie powinna przewidywać sposób, w jaki strony wspólnie oceniają efekt pracy:

• wspólny obchód koordynatora wykonawcy i przedstawiciela klienta, np. raz w miesiącu,
• protokół z listą stref, oceną i zdjęciami usterek,
• skalę ocen (np. spełnia / częściowo spełnia / nie spełnia) zamiast procentów, które trudno uzasadnić,
• termin poprawki i ponowny odbiór usterek.

Dla sanitariatów dobrze sprawdza się karta kontroli na drzwiach, a o samym standardzie mycia piszemy w tekście o myciu toalet i sanitariatów. Ponadto protokoły chronią wykonawcę: pokazują, że uwagi były usuwane, i dają argument przy rozmowie o przedłużeniu umowy.

Wynagrodzenie i waloryzacja przy płacy minimalnej

W sprzątaniu koszt pracy to największa część ceny, a płaca minimalna zmienia się co roku. W 2026 r. wynosi 4806 zł brutto (31,40 zł za godzinę przy umowach zlecenia). Od 1 stycznia 2027 r. wzrośnie do 4950 zł, a minimalna stawka godzinowa do 32,30 zł, czyli o około 3%.

Rok	Minimalne wynagrodzenie	Minimalna stawka godzinowa
2026	4806 zł	31,40 zł
2027	4950 zł	32,30 zł

Dla firmy sprzątającej oznacza to konkretny koszt. Przy pracowniku zatrudnionym za płacę minimalną pensja brutto rośnie o 144 zł miesięcznie, a razem ze składkami pracodawcy koszt etatu rośnie o około 174 zł. W rezultacie przy dziesięciu etatach na jednym kontrakcie daje to ok. 1 740 zł miesięcznie i ponad 20 tys. zł rocznie. Jeśli umowa na sprzątanie nie mówi nic o zmianie ceny, sytuacja co roku wygląda podobnie: w grudniu klient dostaje pismo o podwyżce, nie wie, z czego wynika jej wysokość, i zaczyna porównywać oferty. Tak cena staje się powodem odejścia, a w badaniu wskazało ją 23,7% firm. Z kolei firma, która podwyżki nie wynegocjuje, dopłaca do kontraktu z własnej marży.

Waloryzacja – przykładowy zapis i wyliczenie

Przykładowy zapis: „Od 1 stycznia każdego roku wynagrodzenie ulega zmianie o procent wzrostu minimalnego wynagrodzenia za pracę, w części odpowiadającej udziałowi kosztów pracy w wynagrodzeniu, który strony ustalają na [70]%. Wykonawca przedstawia wyliczenie na piśmie co najmniej [30] dni przed zmianą.”

Przykład: przy umowie na 10 000 zł netto miesięcznie i udziale kosztów pracy 70% wzrost płacy minimalnej o 3,0% oznacza podwyżkę o 210 zł, czyli do 10 210 zł. Taki zapis jest więc uczciwy dla obu stron: klient wie z góry, z czego bierze się podwyżka i ile może wynieść, a wykonawca nie musi co roku negocjować od zera. Udział kosztów pracy (tu 70%) to wartość przykładowa, którą trzeba wyliczyć dla konkretnej umowy.

Umowa na sprzątanie w zamówieniach publicznych

W zamówieniach publicznych zasady są narzucone ustawowo. Umowa zawarta na okres dłuższy niż 12 miesięcy musi określać zasady zmiany wynagrodzenia m.in. przy zmianie płacy minimalnej (art. 436 pkt 4 lit. b Prawa zamówień publicznych). Umowy na usługi zawarte na okres dłuższy niż 6 miesięcy muszą mieć też klauzulę waloryzacyjną związaną ze zmianą cen kosztów (art. 439 Prawa zamówień publicznych). Szerzej o liczeniu ceny w realiach 2026 r. piszemy w tekście o wycenie usług sprzątania.

Prace dodatkowe i zmiana zakresu

Co dziesiąta firma w badaniu (10,4%) wskazała, że wolałaby jednego wykonawcę do kilku usług. Tymczasem część z nich odchodzi, bo nie wie, że dotychczasowa firma umyłaby okna, wyprała wykładziny albo posprzątała po remoncie. Załącznik z cennikiem prac dodatkowych rozwiązuje ten problem i daje wykonawcy dodatkowy przychód bez szukania nowego klienta.

Załącznik nr 2 może zawierać:

• mycie okien i przeszkleń (cena za m² albo za całość),
• pranie wykładzin i tapicerki,
• doczyszczanie i zabezpieczanie posadzek,
• sprzątanie po remoncie lub imprezie,
• dyżury dzienne i obsługę wydarzeń.

Druga sprawa to zmiana zakresu w trakcie umowy. Po przejściu części pracowników na pracę zdalną wiele biur sprzątano tak samo jak wcześniej, choć połowa biurek stała pusta. 4,6% firm wskazało to jako powód zmiany wykonawcy. Zapis o przeglądzie zakresu, np. co sześć miesięcy, pozwala dopasować harmonogram i cenę, zanim klient zacznie szukać tańszej oferty.

Szkody, ubezpieczenie i protokół stanu

Zniszczenia wskazało 7,9% firm. Spory o szkody są jednak trudne, bo po kilku miesiącach nikt nie pamięta, czy rysa na blacie była przed rozpoczęciem umowy. Dlatego przed pierwszym sprzątaniem warto spisać protokół stanu obiektu ze zdjęciami: posadzki, blaty, armatura, drzwi, meble.

Umowa na sprzątanie powinna określać:

• sumę gwarancyjną ubezpieczenia OC wykonawcy i obowiązek okazania polisy,
• termin zgłoszenia szkody przez klienta,
• tryb oględzin z udziałem obu stron,
• powierzchnie i przedmioty wymagające szczególnej ostrożności, np. kamień naturalny, drewno, sprzęt elektroniczny.

Poza tym częste są uszkodzenia powierzchni przez nieodpowiednią chemię, np. kwasowe środki na marmurze. O dobieraniu środków do powierzchni piszemy w tekście o chemii profesjonalnej i domowej.

Personel, klucze i bezpieczeństwo pracy

Klienci często nie zgłaszają uwag do samej czystości, tylko do tego, że co tydzień przychodzi ktoś inny. O wpływie rotacji na jakość piszemy w tekście o brudnym biurze i rotacji pracowników. Umowa na sprzątanie może przewidywać stałą obsadę obiektu, obowiązek przeszkolenia osoby zastępującej i informowania klienta o zmianie ekipy.

W zamówieniach publicznych zamawiający ma obowiązek określić wymaganie zatrudnienia na umowę o pracę osób, których czynności spełniają cechy stosunku pracy (art. 95 Pzp). W sprzątaniu dotyczy to zatem zwykle pracowników wykonujących prace porządkowe na obiekcie.

Dwie sprawy, które często pomija się w umowach:

• Klucze, karty i alarm. Ewidencja wydanych kluczy, osoby uprawnione do rozbrajania alarmu, procedura przy zgubieniu karty i obowiązek zwrotu po zakończeniu umowy.
• Poufność. Ekipa sprzątająca pracuje wśród dokumentów i monitorów. Zapis o zachowaniu w tajemnicy informacji uzyskanych na obiekcie i zakazie przeglądania dokumentów chroni klienta i porządkuje zasady dla pracowników.

Gdy na terenie obiektu pracują jednocześnie pracownicy różnych pracodawców (np. firma sprzątająca, ochrona i serwis techniczny), art. 208 Kodeksu pracy zobowiązuje tych pracodawców do współpracy, wyznaczenia koordynatora ds. BHP i ustalenia zasad współdziałania. Warto to wpisać do umowy, zamiast zakładać, że „jakoś się dogadamy”.

Kary umowne: kiedy pomagają, a kiedy szkodzą

Kara umowna (art. 483 § 1 k.c.) to z góry ustalona kwota za niewykonanie lub nienależyte wykonanie zobowiązania niepieniężnego. Zgodnie z art. 484 § 1 k.c. należy się w zastrzeżonej wysokości bez względu na wysokość szkody, a odszkodowanie przewyższające karę jest możliwe tylko wtedy, gdy umowa tak stanowi. Sąd może karę zmniejszyć, jeśli zobowiązanie zostało w znacznej części wykonane albo kara jest rażąco wygórowana (art. 484 § 2 k.c.).

W praktyce kary działają przede wszystkim wtedy, gdy są przypisane do mierzalnych zdarzeń:

• niewykonanie sprzątania w danym dniu,
• przekroczenie czasu reakcji na usterkę pilną,
• nieusunięcie usterki stwierdzonej w protokole w ustalonym terminie.

Zapis „kara 10% wynagrodzenia za każde nienależyte wykonanie umowy” jest za ogólny i niemal zawsze prowadzi do sporu, co było „nienależyte”. Rozsądna umowa ma też górny limit kar w miesiącu, a po stronie klienta może przewidywać odsetki za opóźnienie w płatnościach. Dla firmy sprzątającej rażąco wysokie kary są sygnałem, że klient bardziej szuka sposobu na obniżenie faktury niż na czysty obiekt.

Wypowiedzenie i zakończenie współpracy

Okres wypowiedzenia to zwykle jeden do trzech miesięcy. Krótszy zostawia bowiem firmie sprzątającej zbyt mało czasu na zagospodarowanie ludzi, dłuższy zniechęca klienta do podpisania umowy. Warto przewidzieć dwa tryby:

• zwykłe wypowiedzenie z ustalonym okresem, bez podawania przyczyny,
• wypowiedzenie z ważnych powodów, np. powtarzające się usterki potwierdzone protokołami po wcześniejszym wezwaniu do poprawy albo zaległości w płatnościach.

Jak wynika z art. 746 k.c. i wyroku SN I CSKP 239/21, prawa do wypowiedzenia z ważnych powodów nie da się w umowie wyłączyć. Można jednak opisać, co strony uznają za ważny powód, i to bardzo ułatwia późniejsze rozstanie.

Na koniec umowy przydaje się protokół przekazania obiektu: zwrot kluczy i kart, rozliczenie materiałów należących do klienta, spisanie stanu pomieszczeń. Ten sam protokół jest również punktem wyjścia dla kolejnego wykonawcy.

Zanim umowa na sprzątanie zostanie podpisana: lista kontrolna

Dla zleceniodawcy i zarządcy:

1. Czy zakres ma postać tabeli z częstotliwością dla każdej strefy?
2. Czy wiadomo, kto po stronie wykonawcy przyjmuje uwagi i w jakim czasie odpowiada?
3. Czy umowa przewiduje wspólne odbiory i protokoły?
4. Czy waloryzacja ma jasny wzór, a nie tylko zapis „strony mogą renegocjować cenę”?
5. Czy wykonawca okazał polisę OC i czy suma odpowiada wartości obiektu?
6. Czy jest cennik prac dodatkowych?

Dla firmy sprzątającej:

1. Czy w zakresie nie ma sformułowań typu „utrzymanie czystości” bez listy czynności?
2. Czy cena uwzględnia płacę minimalną na cały okres umowy albo czy umowa ma klauzulę waloryzacyjną?
3. Czy czas reakcji jest realny przy godzinach pracy ekipy?
4. Czy kary umowne mają limit i dotyczą mierzalnych zdarzeń?
5. Czy przed startem spisano protokół stanu obiektu?
6. Czy okres wypowiedzenia daje czas na przesunięcie pracowników?

O tym, jak przygotować ofertę, która prowadzi do dobrej umowy, piszemy w tekście o dobrej ofercie na sprzątanie, a o szukaniu nowych kontraktów w tekście o tym, jak zdobyć zlecenia na sprzątanie.

Powyższe zapisy to materiał poglądowy, a nie porada prawna. Przy umowach o dużej wartości albo z nietypowym zakresem treść warto skonsultować z prawnikiem.

Źródła: Kodeks cywilny – art. 483, 484, 746, 750; ustawa o systemie ubezpieczeń społecznych i ustawa o Funduszu Pracy (składki pracodawcy); Kodeks pracy – art. 208; ustawa Prawo zamówień publicznych – art. 95, 436, 439; wyrok SN z 13.10.2021 r., I CSKP 239/21; rozporządzenie Rady Ministrów z 14.09.2026 r. w sprawie minimalnego wynagrodzenia za pracę oraz minimalnej stawki godzinowej w 2027 r. (Dz.U. 2026 poz. 1213); badanie Branży Czystości „Dlaczego klienci zmieniają firmę sprzątającą”, 431 firm, styczeń–sierpień 2026 (ankieta internetowa, niereprezentatywna). Stan prawny na 27.10.2026.

Najczęstsze pytania